各学部、部门、直属单位：

    为加强和规范学院人事档案管理工作，保证人事资料的准确性与完整性，结合学院实际需要，拟于2023年6月-2023年8月集中开展学院人事档案材料收集归档工作，进一步完善迁址办学以来的各类人事档案，现将有关事项通知如下：

    一、电子档案管理

    电子档案即为学院人事管理与服务系统数据，该数据将直接用于职称评审、岗位晋级、评优评先、年度考核、人才工程申报等工作，涉及全体教职工的切身利益。请各部门系统操作员通知并督促本部门教职工于2023年6月28日-2023年7月10日登录学院教职工信息变更管理系统查看个人信息及上传附件是否已完善完毕，如未更新完整的，请于7月10日前在系统上完成更新，以确保系统数据的真实性、及时性和准确性。今后人事管理与服务系统数据维护与更新工作将进入常态化运行，有数据项变化教职工可随时变更信息（特别是学历信息、职称信息等），并报告部门负责人进行及时审核。

    二、纸质资料管理

    学院教职工的人事纸质档案主要包括教职工履历材料、考察鉴定材料，学历培训材料，聘用任免材料，奖惩材料等，按“一人一档”建立。

    为进一步完善纸质档案管理，须由各部门确定一名人事档案联络人，协助职能部门完成人事档案的相关收集整理工作，人事档案联络人的主要职责为：（1）查阅本部门档案收集情况，保证收集材料的渠道畅通。（2）对本部门收集的档案材料进行核对归档。（3）部门档案材料不完整的，应逐一进行登记，并及时通知部门教职工进行补充。

烦请各部门于2023年6月30日前上报部门档案联络人名单（含联系方式），后续将根据工作安排集中开展档案归档材料完善工作。

   联系人：苏老师     联系电话：80689513

   特此通知。

                                 人力资源处

2023年6月28日